近年来，中国与世界各国在政治、经济、文化上的交流日趋频繁。无论是外国人“走进来”，还是中国人“走出去”，都需要履行一定的流程，办理相关手续。在这个过程中，需要向相关主管机构提交申请材料以及相关的证件。由于各国语言文化的差异，为证明自己所持证件的有效性，就需要将证件进行翻译。
在我们的日常翻译工作中，经常接触到的证件类文件包括但不限于个人的出生医学证明、身份证、护照、签证、户口本、毕业证、学位证书等，以及企业或组织机构的注册证书、资信证明等等。
与常规的文件不同，证件一般是由具有相应权限的主管机构或组织颁发，具有相对固定的格式和表达，具备相应的法律意义上的效力。在翻译证件类文件时，以下事项需要我们留意。
一、从翻译方法看，证件翻译需要采取直译的方式，对照原件内容翻译，不允许出现任何错误疏漏，也不得根据译者个人理解擅自增加原件字面不存在的含义或删减个人认为冗余的信息。以前曾碰到一个护照外译中的案例，护照中性别一栏是“M”，因为护照照片上的外籍人士留着长发，译员由于粗心、先入为主，将性别错误地翻译为“女”。在翻译时，对于性别缩写M（Male-男）、F（Female-女）及其他关键信息，一定要仔细核实。
二、从排版格式看，翻译件的格式应与原件基本一致。翻译件在排版格式遵从原件格式，方便翻译件接收者对照原件迅速准确地获取必要信息。
三、不同国家证件内容的表述并不相同（比如，日期）在翻译过程中应予以适当转换。 日本的一些证明文件上，仍保留以天皇的年号纪年的习惯，在翻译的时候，需要查证并转换成公历年份。例如，“平成13年”对应的公历年份是2001年。“平成”（日文：へいせい）是日本第125代天皇明仁的年号，使用时间是1989年至2019年。2019年5月1日，日本德仁天皇即位，成为第126代天皇，年号改为“令和”。自2019年5月1日后，以“令和元年”纪年；2020年为“令和二年”，以此类推。表示当代年份时，最常见是用四位阿拉伯数字表示，例如，2019年。但是，在一些国家或地区的护照上，在表示年份时，有时候会省略年份的前两位阿拉伯数字，仅保留后两位数字。这个时候，需要补齐数字，准确传达原文含义。例如：
在一份英联邦国家的护照中，有如下日期表述：
Date of Birth: 14 NOV 70
Date of issue: 06 FEB 13
Date of expiry: 06 NOV 23
在本例中，原件中的年份仅保留了后两位数字，如果按照原件字面翻译，可能会引起误解。此时，宜将年份完整补出，示例如下：
出生日期：1970年11月14日
颁发日期：2013年2月6日
有效期至：2023年11月6日
四、对于证件原件中的印章，特别是公章，应在翻译件中准确将含义翻译出来，而不应将原件中的印章（特别是中国政府机关的红色公章）通过Photoshop或复制粘贴的方式粘贴到翻译件中。例如，证件原件上，若有“签发机关：深圳市公安局”字眼，并盖有“深圳市公安局”的红色印章，在英文翻译件中，可处理为“Issuing Authority: Shenzhen Public Security Bureau (Seal)”或“Issued By: Shenzhen Public Security Bureau (Seal)”。若证件上有一些特殊印章，如“深圳市公安局户口专用章”，在翻译件中处理为“Special Seal for Household Registration of Shenzhen Public Security Bureau”。在上述情况下，将原件中印章的内容翻译出来，放在翻译件中对应的位置即可。切勿将原件的红章原样拷贝张贴到翻译件中。
五、不同的国家或地区，对证件翻译有不同的资质要求。例如，在中国用于公正、证明用途的证件，从外文翻译成中文，需要提供翻译机构的资质证明，例如，翻译件上需加盖翻译机构的公章或翻译专用章、附上翻译机构的盖公章的营业执照副本（公司业务范围必须包括翻译业务）。在英属联邦制国家，要求翻译件文末附上译者声明和译员个人信息，包括译员签名、译员证书编号、译员所在机构地址和联系方式、翻译日期等。在澳大利亚，证件类文件一般要由具备NAATI资质的译员翻译，并加盖译员印章。
